使用Word处理大型文档之六项重要设置

一.度量单位

word中的度量单位有厘米、毫米、磅(1厘米约等于28.35磅)、英寸和十二点活字(1个十二点活字等于12磅)五种。可在"工具→选项"的"常规"选项卡上选定使用哪一种度量单位。

"度量单位"下拉列表框的下面还有一个"使用字符单位"复选框，如果将其选中，无论选定了哪种度量单位，视图标尺上的刻度值是"字符";"格式"→"段落"对话框的"缩进和间距"选项卡上"缩进"以"字符"来度量，"段前"、"段后"以"行"来度量。

二.取消word97不支持的功能

在"工具→选项"的"保存"选项卡上有一个"取消word97不支持的功能"的复选框。

一旦选中该复选框，就无法使用word97不支持的功能，如在表格单元格中插入表格的功能。具体表现为：当光标移入表格单元格中后，"表格→插入"选单下的"插入表格"命令以及表格工具栏上"插入表格"按钮无法使用。

三.即点即输

在"工具→选项"的"编辑"选项卡上有一个"即点即输"选项区，共有两项设置，即"启用‘即点即输'"复选框和"默认段落样式"下拉列表框。需使用即点即输功能，则应选中"启用‘即点即输'"复选框，然后在"默认段落样式"下拉列表框中选定所需的段落样式(缺省值为"正文")。

四.嵌入truetype字体

当文档中包含某些特殊字体(一般电脑上不安装的字体)，如office2000所带的繁体字———mingliu，为了能在其它未装特殊字体的电脑上能正常打开该文档，可在文档中嵌入truetype字体。方法是：将"工具→选项"的"保存"选项卡上的"嵌入truetype字体"复选框选中。

由于一个truetype字体文件的长度，小则数兆，大则十多兆，所以嵌入truetype字体后，文档长度一般将增至数十兆，给编辑、使用带来极大不便。如果再选中"只嵌入所用字符"复选框，则文档的长度不会增大很多，但在其它电脑上不能编辑文档******殊字体部分的内容。

五.首行缩进

是否选用首行缩进功能，可在"段落"→"缩进和间距"→"特殊格式"下拉列表框中设定。如果不选用，则必须将"工具→自动更正"的"键入时自动套用格式"和"自动套用格式"选项卡上的"首行缩进"复选框取消。

如果选用首行缩进功能，则选中"工具"→"选项"对话框"常规"选项卡上的"使用字符单位"复选框。这样"首行缩进"的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，重新设定"度量值"的工作。

六.文档网格

在"文件→页面设置→文档网格"选项卡上有四种选择，即："无网格"、"只指定行网格"(默认)、"指定行网格和字符网格"和"文字对齐字符网格"。用户可以根据编辑文档的类型，选用其中的某一种。

编辑普通文档时，宜选择"无网格"。这样能使文档中所有段落样式文字的实际行间距均与其样式中的规定一致。

编辑图文混排的长文档时，则应选择"指定行网格和字符网格"。否则重新打开文档时，会出现图件不在原处的情况。